En ledningsgrupp med ostrukturerade möten tar kraft. Segdragna diskussioner kan leda till att viktiga beslut skjuts på framtiden. Styr upp beslutsprocessen så att den blir effektiv.
Ledningsgruppen består av beslutsfattare, som tillsammans ska bestämma när det gäller viktiga strategiska frågor för företaget eller organisationen. Alla ska komma till tals och få säga sin åsikt innan besluten tas. Men sedan ska också besluten genomföras på ett effektivt sätt. Det behövs en uppstyrning av processerna i ledningsgruppen.
Vi har alla suttit med i kommittéer eller grupper, där folk har börjat diskutera viktiga frågor, men där man har fastnat i tjafs om detaljer. De stora frågorna är det ingen som riktigt tar tag i, och ibland kan man se personliga motsättningar mellan de olika deltagarna. De har olika intressen och mål. Kanske tar man tag i akuta ärenden först, men de stora och övergripande frågorna glöms bort, och mötestiden blir lång. Det är lätt att folk blir frustrerade, och man vill ha möten som leder någonvart. Det finns möjligheter att snabba upp beslutsprocesserna, att skapa enhetlighet inom vilken styrelse som helst, och att tydliggöra metoder och resultat. Det gynnar både personal, kunder och andra intressenter att ett företag har en väl fungerande, kreativ och effektiv ledningsgrupp.
Man måste bestämma vilket syfte man har, vilka mål ledningsgruppen ska uppnå, vilka strategiska frågor som är viktiga och hur man ska kommunicera med varandra. Det finns ju inga särskilda certifieringskrav för en ledningsgrupp, så ofta är det allt annat i firman som styrs upp först. Det finns normer för kvalitet, miljö och arbetsmiljö, men ledningsgruppen har ingen fast styrning. Det beror ofta på att ägaren är den som faktiskt bestämmer, men också för att man inte kommer sig för att genomföra en tydlig struktur.
Styrande dokument, där man skriver vad som ska göras, när det ska vara klart och vem som tar ansvar för det, sparar mycket tid. Arbetsuppgifter blir lättare att delegera. När det behövs kan man anlita experter eller konsulter. Effektiv kommunikation i exempelvis molnbaserade tjänster gör att alla i ledningsgruppen får ta del av samma information. Vid nästa möte, gärna elektroniskt, går man igenom punkterna från det förra och utvärderar vad som har gjorts sedan sist. Det behöver inte vara så märkvärdigt, men bara att dessa anteckningar finns ger skjuts och energi åt hela arbetet. Det är lätt att se hur mycket man har hunnit med och alla känner sig delaktiga.